«Быть, или не быть», или Самые распространенные ошибки заказчика при автоматизации и их последствия

Мнения
3325
0
Сергей Цевин, директор центра развития бизнес-приложений департамента аналитических систем, R-Style Softlab
Оксана Кантемирова, продукт-менеджер департамента аналитических систем, R-Style Softlab
Компания R-Style Softlab уже четверть века помогает кредитным учреждениям автоматизировать свою работу. О том, какие при этом возникают сложности и как с ними справляться, мы знаем не понаслышке и готовы этой информацией поделиться. Например, мы расскажем о самых распространенных ошибках, которые мешают банковским сотрудникам довериться опыту вендора и получить максимум от автоматизации.


Зачем банки автоматизируют бизнес-процессы? Несомненно, для того, чтобы максимально освободить своих сотрудников от ручного труда — той самой рутины, выполняя которую, они чаще всего применяют вспомогательные средства — таблицы, функции, макросы Excel и другие рабочие инструменты.Избавление персонала от сбора и обработки информации, расчета всевозможных показателей, контроля качества и полноты данных, консолидирования информации, формирования отчетов и других сопутствующих процессов позволяет минимизировать трудозатраты и снизить вероятность появления ошибок при подготовке данных.
А еще для того, чтобы благодаря инструментам информационной системы банковские специалисты не тратили время на подготовку и выверку данных, а также были избавлены от прочих рутинных операций.

Казалось бы, потребность в автоматизации ясна, система, способная удовлетворить запросы заказчика, есть, заинтересованность банка и вендора в реализации проекта налицо. Так почему же на практике в ходе проекта внедрения нередко возникают проблемы, способные свести на нет все предоставляемые информационной системой преимущества? Давайте разбираться.

Ошибка 1. Отсутствие у специалистов банка, задействованных во внедрении информационной системы, представления о том, какой результат они получат в финале, как с ним работать, и какую пользу новый инструмент принесет. Вследствие этого у них возникают сомнения и опасения относительно новой системы. Это неудивительно: для человека, привыкшего своими силами обрабатывать объемные массивы данных, разбирать и анализировать информацию вплоть до первичных документов, рассчитывать нетривиальные показатели и формировать отчеты, собирая их из множества частей и элементов, новая система представляется своего рода «черным ящиком». А все происходящие в ней процессы, равно как и полученный с ее помощью результат, вызывают недоверие. Банковским специалистам бывает довольно сложно принять тот факт, что преднастроенные алгоритмы сбора, проверки, расчета, обработки данных дадут более точный результат, чем при ручном расчете, причем гораздо быстрее.
Ошибка 2. Желая максимально перестраховаться, заказчик требует реализовать в системе все возможные контрольные отчеты, которые он использовал на регулярной основе для проверок. Как правило, это требование избыточно и не приносит никакой практической пользы. Основная часть проверок в системе осуществляется автоматически. Все применяемые для этого правила и алгоритмы настраиваются в соответствии с принятыми в банке нормами, поэтому в результатах таких проверок и в корректности полученных данных можно быть абсолютно уверенным. Чтобы убедиться в этом, достаточно открыть детализацию данных, где отображается их структура и аналитика, которую при необходимости можно раскрыть вплоть до первичных бухгалтерских данных. Не стоит также забывать, что немалая часть используемых проверок направлена на контроль полноты данных, тогда как внедрение специализированной системы решает эту задачу, и многие проверки становятся бессмысленными. 

Ошибка 3. Из-за недоверчивого отношения к автоматизированному сбору и обработке информации заказчики зачастую хотят по окончании проекта внедрения получить систему в том же виде, с которым привыкли работать ранее. Чтобы в нее были перенесены абсолютно все рабочие файлы и данные из прежних подручных баз и систем. А главное, они хотят и в новой системе продолжать работать по той же схеме, которая использовалась ранее при подготовке той или иной отчетности.

С человеческой точки зрения это желание вполне объяснимо и связано, вероятнее всего, с тем, что Специалисты (именно так, с большой буквы «С») всегда и везде несут полную ответственность за результаты своей работы. В нашем случае результат — это предоставляемая руководству, надзорным и регуляторным органам информация о деятельности банка в виде регламентированной отчетности, отчетов, на основании которых принимаются управленческие решения, отчетности по международным стандартам и пр. Более того, при необходимости каждый такой результат может быть в любой момент этим специалистом расшифрован, а вся цепочка причин и следствий возникновения той или иной «цифры» разъяснена. Поэтому на этапе подготовки данных банковские работники используют большое количество дополнительных сверочных отчетов, рассчитывают контрольные показатели, а при выявлении недочетов вручную вносят правки и корректировки, чтобы быть полностью убежденными в том, что в итоговый отчет попадет достоверная информация.

Только в условиях, когда в банке отсутствует специализированная информационная система, внедренная и настроенная под его индивидуальные процессы и потребности, такой подход является правильным и естественным. Нужно понимать, что целью автоматизации не является создание подобия файлов Excel или имеющихся систем хранения данных и повторение всех процессов ручного сбора отчетности. Специализированная система — это не только новый интерфейс, и об этом не стоит забывать.

Хочу обратить ваше внимание на принципиальное отличие подходов в части структурирования процессов при ручном и автоматическом расчетах. Автоматизация подразумевает выделение каждого этапа расчета в самостоятельный контролируемый процесс. Например, осуществили отбор данных — произвели контроль качества, обработали данные — выявили возможные ошибки, консолидировали данные — выполнили проверку, получили результаты расчета настроек и показателей — проверили. Таким образом, результаты выполнения всех расчетов фиксируются, что делает процессы прозрачными и контролируемыми. Помните об этой особенности, если вы планируете начать проект внедрения или уже решились на автоматизацию!

Ошибка 4. Заказчик не всегда знает, что каждый этап проекта внедрения подвластен контролю с его стороны, и он вправе провести проверку в любой момент. Тем не менее, при формировании требований к будущей системе не будет лишним высказать вендору конкретные пожелания по всем проверкам, которые вы считаете необходимыми. Например, воспользоваться надежным методом — сформировать эталоны, чтобы при приемке системы сравнить, что должно быть, и что фактически получилось. Причем, если по каждому процессу сформировать эталоны, показывающие, что должно быть в пуле исходных данных и что должно быть получено в результате обработки, расчета, контроля, проверок и проч., то отследить всю цепочку расчета будет совсем легко.
Возможно, для многих наших читателей советы, описанные в данной статье, покажутся очевидными. Тем не менее, вопросы и сомнения, возникающие на проектах внедрения, были, есть и будут. Исключить их полностью, вероятнее всего, не получится хотя бы потому, что банковский специалист, занимающийся экономической деятельностью, не обязан знать и вникать в методы и принципы внедрения информационных систем. В то же время, прийти к окончательным выводам и заключениям относительно новой информационной системы возможно лишь тогда, когда она уже внедрена и работает, и уже можно в полной мере использовать ее функциональность и инструментарий. Только тогда вы сможете дать себе ответ, стоило ли отказываться от привычных ежедневных манипуляций с данными, таблицами и файлами, или же нужно было оставить все без изменений…

Все статьи

Комментарии



Подписка на рассылку
Сортировать
Теги:
Все теги
Выберите интересующий Вас продукт компании
Любой продукт
Сортировать по году:
2017 2018 2019