Обзор ИТ-инструментов для автоматизации административно-хозяйственной деятельности банка (АХР Банка)

Анна Пискунова

Директор центра внедрения и сопровождения департамента аналитических систем, R-Style Softlab

Целью деятельности любого банка является максимизация прибыли. Для повышения доходов не достаточно наращивать клиентскую базу и создавать новые банковские продукты — важно также контролировать расходы. Прежде всего, административно-хозяйственные расходы (АХР), доля которых в структуре всех затрат банка составляет свыше 50%. Из-за большой трудоемкости этого процесса кредитные учреждения уделяют сегодня большое внимание его автоматизации. Какие ИТ-инструменты подходят для контроля АХР наилучшим образом — расскажем в данной статье.

Что включает контроль административно-хозяйственной деятельности (АХР)?

Несмотря на то, что по отношению к банковским процессам и продуктам административно-хозяйственные расходы являются накладными, зависят они от основных направлений деятельности банка. Ведь АХР — это не только заработная плата персонала, расходы на канцелярские товары и содержание транспорта, но и затраты на покупку и содержание банкоматов, платежных терминалов, кассового оборудования и электронных табло, которые, в свою очередь, оказывают непосредственное влияние на стоимость и качество банковских процессов и продуктов.

Являясь основой эффективной работы банка, контроль АХР, наряду с планированием и контролем исполнения расходов, предполагает также их постоянный и непрерывный анализ — как по вертикали (изучение структуры расходов), так и по горизонтали (изучение изменений расходов во времени). Все эти этапы последовательно и грамотно позволяет реализовать технология бюджетного планирования и контроля или, как ее проще называют, бюджетирование.

Результаты планирования оформляются системой взаимосвязанных бюджетов. Бюджеты формируются в том количестве и с той детализацией, которые банк считает необходимыми. Бюджеты АХР строятся в разрезе статей затрат, подразделений банка, филиалов и точек продаж, в разрезе бизнес-направлений и проектов развития. Чем детальнее составлены бюджеты, чем больше аналитических разрезов они имеют, тем более точным будет расчет административно-хозяйственных расходов.

Как мы отметили ранее, административно-хозяйственные расходы относятся к категории накладных, поэтому четко определить, на какой продукт или бизнес-направление можно отнести тот или иной вид АХР, получается далеко не всегда. Здесь на помощь и приходят бюджеты. Рассмотрим конкретный пример.

Розничное подразделение банка собирается открыть новый офис по обслуживанию клиентов. Уже подобрали подходящее помещение, оценили ближайших конкурентов, спрогнозировали поток клиентов и план продаж банковских продуктов, рассчитали будущие доходы и расходы и решили, что офис открывать выгодно. Все эти данные отразили в бюджете офиса. В это же самое время ИТ-подразделение запланировало специально для розничного направления банка покупку нового программного обеспечения (ПО), которое должно качественно изменить процесс обслуживания клиентов, и серверов для бесперебойной работы нового ПО. В своем бюджете ИТ-подразделение также детально отразило все необходимые расходы. Подошло время предварительной оценки доходности всего розничного направления банка. Сопоставив доходы и расходы, в результате получили убыток. Проанализировав структуру расходов, пришли к выводу, что убыток возможен из-за высоких плановых затрат на открытие офиса и покупку ПО. Но бизнес может остаться прибыльным, если на предстоящий плановый период выберет только один из данных проектов: либо открытие офиса, либо покупку ПО. В такой ситуации банку придется решать, что для него в данный момент приоритетнее: новые клиенты или улучшение качества обслуживания.

Данный пример наглядно подтверждает, что при грамотном планировании анализ бюджетов позволяет четко видеть и структурировать расходы, оценивать доходность бизнеса, а также принимать на основе этих данных экономически обоснованные управленческие решения.

Особо отмечу, что в примере мы показали совсем небольшую часть планирования и анализа административно-хозяйственных расходов. Бюджетирование деятельности всего банка — процесс гораздо более трудоёмкий и сложный.

Непросто обстоит дело и с процессом аллокаций — разнесением накладных расходов по продуктам, направлениям и подразделениям. Для этого банки в своей учетной политике самостоятельно разрабатывают методики распределения накладных расходов: выбирают базы распределения и их значения. Зачастую процесс аллокаций может быть многоступенчатым, когда расходы поэтапно распределяются с одного объекта учета на другой, расходы одного бюджета «перекладываются» в другой бюджет.

В банковской сфере применяется множество различных подходов к организации и реализации бюджетирования и аллокаций. Один из них — полная автоматизация этих процессов. Попробуем разобраться, какой из популярных способов автоматизации является наиболее эффективным.

Автоматизация в Excel

Когда речь идет об автоматизации бюджетирования, первое, что приходит на ум, — это использование таблиц Excel. В настоящее время работать в этой программе (моделировать, писать сложные формулы, использовать сводные таблица) может практически любой выпускник вуза, а чтобы стать бюджетологом достаточно получить профессиональные знания в области бюджетирования и анализа.

Преимуществ у Excel множество, и они всем известны.

• Это гибкая и относительно недорогая оболочка для автоматизации бюджетного процесса, которая входит в стандартный пакет MS Office и не требует дополнительных затрат на приобретение ПО.
• Excel является универсальным инструментом для обработки данных и презентации результатов, обладает практически неограниченными возможностями по экспорту и импорту данных с различными программными продуктами.
• При автоматизации и модернизации процесса бюджетирования в Excel банки не несут высоких затрат, даже если привлекают сторонних специалистов для реализации отдельных этапов моделирования процесса.
• Наконец, в Excel достаточно просто вносить изменения при построении финансовых моделей.

Но на практике банки, решившие автоматизировать бюджетный процесс с помощью Excel, сталкиваются с довольно серьезными проблемами. В их числе:

• Сложность организации одновременной работы нескольких пользователей с одним файлом.
• Пресловутый человеческий фактор. Одна ошибка может нарушить выполнение всего процесса взаимосвязанных файлов.
• Невозможность четко разграничить права доступа к конфиденциальным данным.
• Низкая производительность. Зачастую расчеты и обработка больших массивов данных и сложных финансовых моделей, реализованных в Excel, бывают весьма продолжительны по времени.
• Сложность организации версионности бюджетов.
• Сложностью реализации бюджетного регламента (процессов согласования, утверждения, контроля).

Именно поэтому кредитные учреждения, особенно обладающие сложной многофилиальной структурой, предпочитают искать альтернативные решения, в частности обращаться к услугам вендоров.

Альтернатива Excel — специализированные ИТ-продукты

Следуя запросам рынка, компании-разработчики предлагают банкам множество специализированных решений для автоматизации бюджетного планирования и методик аллокации. По своим функциональным возможностям и производительности эти системы в разы превосходят таблицы Excel и максимально освобождают банковских сотрудников от рутинных операций. Обладая гибкой настройкой, они позволяют проводить полноценный финансовый анализ деятельности банка (выпускать отчеты, вычислять показатели, производить вертикальный и горизонтальный анализ) и использовать различные технологии планирования при построении финансовых планов и бюджетов.

Но есть и свои «минусы», с которыми сталкивается потребитель при покупке готового ПО:

• Совокупная стоимость самого программного продукта и лицензий к нему, а также стоимость индивидуальной настройки, обучения сотрудников и найма специалистов более высокой квалификации в итоге могут вылиться в существенную сумму, которая в результате может еще больше возрасти в случае, если потребуется силами вендора проводить доработку системы или менять конфигурацию ПО.
• Возросшая стоимость найма сотрудников, в свою очередь, увеличивает стоимость конечного продукта банка для его клиентов.
• Дальнейшее усовершенствование процесса бюджетирования в банке может со временем привести к тому, что имеющеюся систему придется заменить новыми, более современными аналогами.
• Чтобы данные из первичных учетных систем банка отображались в системе корректно, они должны пройти этап дополнительной обработки. Чаще всего эта процедура осуществляется в Едином хранилище данных (ЕХД), построение которого в банке является дополнительной статьей затрат.
• Ну и, конечно же, нельзя не упомянуть о сроках внедрения данного ПО. Как правило, этот процесс занимает больше года.

Нужно заметить, что перечисленные «минусы» свойственны программным продуктам всех без исключения вендоров, занимающихся разработкой аналогичных ИТ-систем. Поэтому при выборе средства автоматизации в первую очередь следует ориентироваться именно на функциональную составляющую ИТ-продукта.

Специализированные продукты от R-Style Softlab

Для эффективного ведения управленческого учета и получения точной и оперативной информации компания разработала бизнес-приложение «RS-DataHouse: Управленческая отчётность», созданное на платформе RS-DataHouse. С его помощью банк может:

• осуществлять сбор и хранение данных;
• проводить полноценный финансовый анализ своей деятельности (формировать отчеты в различных аналитических разрезах, рассчитывать показатели, производить вертикальный и горизонтальный анализ);
• производить расчет аллокаций сложными методами;
• осуществлять оценку эффективности деятельности всего банка, а также отдельных подразделений и сотрудников;
• рассчитывать трансфертные ставки;
• использоватьBI-инструменты (Business Intelligence) для анализа и предоставления информации;
• выполнять сценарное моделирование.

Второе бизнес-приложение — «RSDH: Финансовое планирование и контроль исполнения бюджета». Оно позволяет:

• использовать при построении бюджетов единые инструменты планирования для всех структурных бизнес-единиц банка (централизованный подход);
• строить финансовые планы и бюджеты в любых аналитических разрезах с применение различных технологий планирования (сверху вниз, снизу вверх, смешанное);
• обеспечивать прозрачность и достоверность процесса планирования;
• производитель план-фактный анализ бюджетов и показателей;
• осуществлять стратегическое планирование деятельности;
• автоматизировать бюджетный регламент, принятый в банке;
• контролировать исполнение бюджета и бюджетных процессов.

Более подробно узнать о тех преимуществах, которые предоставляют банку наши продукты, можно на страничках этих систем на сайте компании. Очевидно одно — табличный редактор вам таких возможностей не даст.

В любом случае, выбор остается за потребителем. Справедливости ради замечу, что современные условия банковского бизнеса и масштабы работы банков свидетельствуют о том, что рано или поздно они откажутся от ручного способа контроля за расходами в пользу автоматизации. И тогда, как мы считаем, единственно правильным выбором станет приобретение специализированного программного продукта.