Исследования Технологии

Обзор 10 систем для кадрового электронного документооборота (КЭДО)

7017
Обзор 10 систем для кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Дарья Колотова

Руководитель направления HRtech в R-Style Softlab

КЭДО — это кадровый электронный документооборот, то есть инструмент для автоматизации работы отдела кадров и обмена документами в компании.

В любой организации используется множество различных документов: трудовые договоры, заявления на отпуск, приказы, правила внутреннего распорядка, расписки и соглашения и т. д. Некоторые из них по требованиям Росархива нужно хранить пять и более лет. В итоге у компании может скопиться целая картотека бумаг. КЭДО переводит создание, подписание и хранение документов в онлайн — с ним не нужно выделять место под шкафы с бумагами и любую можно в два счета найти по базе.

В ноябре 2021 года Минтруд установил порядок использования КЭДО. Бумажная форма для справок перестала быть обязательной, а усиленную электронную подпись приравняли к обычной. Теперь практически любой электронный документ может заменять собой реальный. Исключения — приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и инструктажи по охране труда.

Для ведения электронного документооборота используются КЭДО-системы — автоматизированные сервисы, с помощью которых можно создавать, подписывать и хранить электронные документы. Руководитель проекта HRTech компании R-Style Softlab  Дарья Колотова рассказала, как выбрать систему КЭДО, и поделилась списком наиболее популярных в России сервисов.

R-Style Softlab — это компания по автоматизации процессов и IT-консалтингу. Мы используем свой опыт, чтобы сэкономить ваше время и помочь выбрать подходящее IT-решение. Если вы хотите внедрить в своей компании КЭДО, но не знаете, с чего начать, — приходите к нам на консультацию. Мы изучим ваш бизнес, предложим подходящую вам систему, поможем ее внедрить и обучим ваших сотрудников.

Почему стоит переходить на КЭДО

КЭДО значительно упрощает работу компании с документами.

  • Электронный документооборот экономит время и силы сотрудников. Если раньше, чтобы подать заявление на отпуск, сотрудник должен был распечатать его и подписать, отнести на подпись руководителю, а потом — в бухгалтерию, то теперь эти процессы совершаются в пару кликов. HR-специалисту тоже проще работать с КЭДО, например составлять график отпусков. Все заявления будут отображаться в системе, и по календарю можно сразу посмотреть, не накладываются ли даты друг на друга.
  • С КЭДО документы будут в порядке, не испортятся и не потеряются. Вы всегда сможете восстановить ход событий, если, например, возникли спорные вопросы с бухгалтерией или налоговой. Даже если случился форс-мажор — скажем, пожар в одном из офисов, — ваши документы не пострадают.
  • Электронный документооборот можно использовать для ведения трудовых отношений как с офисными, так и с удаленными сотрудниками. Вам не придется, например, отправлять трудовой договор сотруднику в другой город, а затем ждать, пока он его подпишет и отправит обратно. С КЭДО можно гораздо быстрее начать работу с новым работником. 
  • КЭДО упрощает работу с филиалами. Документооборот между филиалами может занимать много времени и отнимать ресурсы у более важных задач. Скажем, если в главном офисе обновили инструкции по работе, нужно их отправить на подпись всем сотрудникам, а потом собрать подписанные бумаги назад. Часть писем при этом легко может затеряться. С электронными документами такого не случится.
  • КЭДО снижает затраты на печать, бумагу и ручки, а также доставку документов. Сэкономленные деньги можно перераспределить на более важные вещи.
  • Документы всегда будут составлены единообразно. Системы КЭДО работают с шаблонами документов — достаточно настроить сервис один раз, и все сотрудники будут получать и оформлять документы по одному образцу.

Государство поощряет введение КЭДО и, возможно, скоро сделает его обязательным. Например, с 1 января 2022 года новых сотрудников без трудового стажа можно переводить на цифровые документы без согласия с их стороны. Поэтому лучше перейти на цифровые документы сейчас без спешки, чем потом делать это в ограниченные сроки. 

Как выбрать КЭДО-систему

Если у вас малый бизнес или ИП, вы можете использовать бесплатную государственную КЭДО-систему «Работа России». У нее есть только базовые функции: создание документов, подписание простой или усиленной квалифицированной подписью (ПЭП и УКЭП), отслеживание статуса документа.

Еще «Работу России» можно использовать для ознакомления с электронным документооборотом.

Если у вас крупный или средний бизнес с объемным документооборотом, вам лучше подойдет более комплексное коммерческое решение. Оно позволит одновременно подписывать несколько документов, формировать собственные маршруты согласования и отслеживать неподписанные бумаги. 

На рынке представлено немало КЭДО-решений, и каждое имеет свои особенности. Вот на что стоит обращать внимание при выборе в первую очередь:

  • Массовое подписание документов. Иногда нужно подписать сразу несколько документов — например, принять на производство 50 рабочих и, соответственно, поставить подпись на каждом приказе о найме на работу и в каждом трудовом договоре. Функция массового подписания позволяет выделить нужные документы и подписать их одним кликом.
  • Маршруты подписания. Обычно документы в компании проходят несколько стадий согласования — например, у руководителя отдела, бухгалтера и директора компании. Некоторые системы позволяют формировать «траекторию», по которой будет идти документ. Например, если его подписал руководитель отдела, документ автоматически отправится на подпись к бухгалтеру и т. д. Эта функция позволяет автоматизировать документооборот и не пропускать важные этапы согласования.
  • Шаблоны документов. Удобно, если в платформу КЭДО уже встроены шаблоны типовых документов — можно сразу же начинать работу. Также нужно понять, можно ли создавать в сервисе собственные шаблоны или придется каждый раз формировать документ заново. Конструктор шаблонов должен быть простым, основанным на no-code- или low-code-инструментах, чтобы с ним смогли справиться сотрудники, далекие от программирования.
  • Распознавание бумажных документов. Если вы только переходите на КЭДО, то распознавание бумажных документов позволит быстро перенести их в электронный формат. Также это удобно, если часть сотрудников по какой-то причине не сможет формировать электронные документы.
  • Отслеживание неподписанных документов. В некоторые КЭДО-системы встроена ИИ-технология, которая позволяет отслеживать неподписанные документы и напоминать об этом. Это помогает подписать все бумаги вовремя и избежать неприятных сюрпризов, когда нужный документ вдруг оказывается без подписи.
  • Мобильное приложение. Иногда возникает необходимость подписать документы «на ходу». Например, руководитель отправился на встречу, и ему пришло срочное согласование бюджета. Встреча продлится до вечера, а деньги нужны уже завтра. Мобильное приложение позволит подписать документы со смартфона.
  • Автопроверка данных. Система может проверять правильность и полноту внесенных в документ данных. Например, если сотрудник допустит орфографическую ошибку, то система автоматически заметит это и укажет, что нужно исправить.
  • Кастомизация. В некоторые системы можно вносить изменения, используя инструменты для разработки, например добавлять новые функции или изменять модули. Также часть систем можно забрендировать под фирменный стиль компании.

Помимо вышеперечисленного, мы также рекомендуем при выборе системы КЭДО обращать внимание на эти особенности: 

  • Поддерживаемые подписи. Подпись может быть простой (ПЭП), усиленной квалифицированной (УКЭП), усиленной неквалифицированной (УНЭП). Также можно получить электронную подпись через приложение «Госключ». Некоторые системы поддерживают все виды подписей и их выпуска, другие — лишь часть. Ориентируйтесь на то, какие подписи вы планируете использовать для КЭДО.
  • Собственный удостоверяющий центр. Некоторые компании, которые выпускают КЭДО-системы, имеют собственные удостоверяющие центры. С их помощью можно выпустить электронные подписи для своих сотрудников всего за несколько минут. Это экономит время, потому что не нужно искать удостоверяющий центр, проверять его сертификацию, узнавать тарифы и т. д.
  • Интеграция с бизнес-системами. Если вы работаете с 1С, SAP или другой системой управления бизнесом, важно, чтобы система КЭДО поддерживала интеграцию с ней.
  • Хранение данных. Данные могут храниться в архиве самой системы или на локальном сервере компании. Если вы не готовы выделять дополнительные средства на покупку сервера для документов, можно выбрать систему с возможностью хранения данных в ее облаке.

Выбирая систему, убедитесь, что она надежно защищает данные: например, что там можно настроить разграничение по ролям и двухфакторную аутентификацию. Роли помогают определить, кто из сотрудников может подписывать документ, кто — редактировать, а кто — создавать новые документы и управлять ими. Также в КЭДО должна быть встроена защита от взлома и инструменты сканирования для выявления уязвимостей. Лучше всего выбрать КЭДО из Реестра российского ПО — так вы будете уверены, что оно проверено, и санкции не повлияют на его работу.

Не забудьте, что перед тем, как внедрять КЭДО, нужно заручиться согласием сотрудников на подключение их к системе в письменном виде.

Топ КЭДО-систем в России

В 2024 году в России наиболее популярны следующие 10 систем для КЭДО:

КЭДО-системаОписание
HRlinkСистема с проверкой подлинности электронной подписи и ИИ для отслеживания неподписанных документов. По заявлению производителей, решение ускоряет подписание документов до минуты.
СБИСЭкосистема для внешнего и внутреннего документооборота. Имеет собственный центр обработки данных (ЦОД). Можно настроить маршруты подписания и шаблоны документов.
Directum HR PROСервис с возможностью подключения только нескольких модулей КЭДО: например, вы можете отдельно подключить модули для приема сотрудников на работу, подписания заявлений на отпуск или оформления командировок.
VK HR TEKРешение с возможностью кастомизации и безопасностью по стандарту Tier 3 — это высочайший стандарт, который обеспечивает работу без сбоев, даже если в ЦОД, где размещена система, происходят технические работы.
Контур.КЭДОСистема с возможностью работы в локальной или веб-версии. Интегрируется с 1С, SAP и другими бизнес-системами. Подписанные документы можно выгружать в локальный архив компании.
1С:Кабинет сотрудникаСистема КЭДО от разработчиков популярных бизнес-сервисов. Может выпускать электронные подписи для сотрудников. Поддерживает загрузку бумажных документов.
ELMA365.КЭДООтказоустойчивый и гибко масштабируемый сервис. Благодаря использованию распределенной архитектуры система работает без сбоев, ее можно легко настроить или расширить под нужды компании.
ТопФакторКомплексное решение для автоматизации бизнеса, с помощью которого можно вести документооборот, нанимать сотрудников, учитывать рабочее время. Можно использовать одну учетную запись для нескольких юрлиц.
EasyDocsПростое решение с возможностью автозаполнения документов из 1С. Система позволяет работать по гражданско-правовому договору и выпускать ЭП прямо из интерфейса.
EmplDocsРешение, базирующееся на технологиях 1С, с пакетом преднастроенных заявок и шаблонов. В продукте реализован ролевой доступ к личному кабинету, где сотрудники создают заявки и подписывают приказы на отпуск, командировку, удаленную работу, запрашивают любые справки и получают расчетные листки. Кадровик работает в привычной ему среде 1С, все данные не покидают базы 1С, что обеспечивает высокий уровень безопасности.

Рассмотрим эти сервисы подробнее.

HRlink

Это первая в России система КЭДО. В 2023 году она заняла первое место в рейтинге сервисов кадрового электронного документооборота по версии «РБК Исследования рынков». Производители обещают уменьшить траты на кадровый документооборот в 10 раз, ускорить подписание документов до минуты, а оформление сотрудников — до 15 минут. Решение поддерживает подпись документов любыми способами — через УКЭП, Госключ и т. д.

Можно пользоваться уже созданными шаблонами документов и настраивать маршруты подписания: например, заявление на отпуск сначала отправится руководителю, затем — главному бухгалтеру, а копия уйдет сотруднику. История подписания сохранится в системе, а документы — в неограниченном по размеру архиве.

Особенности:

  • возможность одновременного подписания до 5000 документов;
  • доступ с любого устройства;
  • личный кабинет для сотрудника;
  • проверка подписи КриптоПро;
  • интеграция с существующими сервисами (CRM, ERP и другими системами для автоматизации бизнеса) за 5 минут;
  • ИИ для отслеживания неподписанных документов.

СБИС

Экосистема для бизнес-учета, управления и коммуникаций. С ее помощью можно наладить внутренний и внешний документооборот. Система поддерживает создание маршрутов, по которым документы отправляются на подпись: например, сначала в отдел кадров, потом ответственному сотруднику и затем — руководителю. Есть напоминания, которые помогут не забыть подписать нужные документы.

Типовые бизнес-процессы уже настроены в системе — нужно только отредактировать их, если это необходимо, а затем назначить ответственных. Поддерживаются все типы электронных подписей: УКЭП, УНЭП, Госключ. Архив документов можно хранить в облаке или на сервере.

Особенности:

  • интеграция с порталом «Работа в России»;
  • установка через API, модуль для 1С или SAP;
  • поддержка мобильной версии;
  • выпуск электронной подписи для сотрудников;
  • собственный ЦОД;
  • конструктор бизнес-процессов в формате no-code.

Directum HR PRO

Система для электронного кадрового документооборота с no-code-редактором бизнес-процессов. Можно подключить все возможности Directum сразу или выбрать нужные модули: КЭДО для найма сотрудников, внутреннего документооборота, оформления отпусков, ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА), организации командировок.

Подписывать документы в системе можно с помощью УКЭП, УНЭП или Госключа, а идентифицировать работников — через Госуслуги. С помощью no-code-редактора можно настроить порядок и сроки согласования документов, шаблоны документов, оповещения сотрудников и роли пользователей.

Особенности:

  • интеграция с порталом «Работа в России»;
  • установка через API, модуль для 1С, SAP или систему «БОСС-Кадровик»;
  • проверка сертификата ЭП при подписании;
  • формат документов PDF/A для распознавания в любой системе;
  • компания — участник инициатив Минтруда по КЭДО и Минцифры по Госключу;
  • подтвержденная отказоустойчивость системы под нагрузкой в 50 тысяч пользователей.

VK HR TEK

Компания предоставляет как коробочное, так и кастомизированное решение. Оно позволяет перевести в цифровой вид бизнес-процессы компании, сформировать сложные маршруты согласования документов и в целом настроить сервис под компанию. 

Разработчик системы заявляет о высокой безопасности: данные хранятся сразу на нескольких серверах, а ЦОДы сертифицированы стандартом Tier 3. Все действия пользователей логируются и бессрочно хранятся. Используется двухфакторная идентификация.

С VK HR TEK работают Гемотест, AliExpress, ЦИАН, Самокат, ЮРент.

Особенности: 

  • интеграция с 1С, БОСС-Кадровик, Битрикс, SAP и другими бизнес-системами;
  • модуль автоматизированного найма персонала;
  • уведомления о необходимости подписания документов;
  • выдача электронной подписи сотрудникам;
  • шаблоны заявлений, маршруты и сроки подписания настраиваются в редакторе;
  • все необходимые сотруднику документы хранятся в личном кабинете.

Контур.КЭДО

Система поддерживает создание шаблонов документов и маршрутов подписания. Подписанные документы выгружаются и хранятся в локальном архиве компании. Можно работать в веб-версии или интегрировать Контур.КЭДО со своей бизнес-системой. В компании «Контур» есть собственный удостоверяющий центр, что позволяет выпускать электронные подписи для сотрудников. 

Все документы можно просматривать в удобном личном кабинете, где отображаются дата создания и статус. При необходимости можно отфильтровать бумаги по статусу и дате, чтобы облегчить поиск.

Особенности:

  • загрузка готовых шаблонов документов;
  • создание цепочек подписания документов;
  • модуль для 1С, SAP и других бизнес-систем;
  • выпуск электронных подписей для сотрудников;
  • режим единого окна — сотрудник может создать или подписать документ в интерфейсе привычной бизнес-системы, не заходя специально в КЭДО-систему;
  • проверка подлинности подписи.

1С:Кабинет сотрудника

1С — это комплексный продукт для автоматизации бизнеса, с помощью которого можно, в частности, настроить КЭДО. Для этого нужно подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника». Работа с электронными документами будет происходить в привычном интерфейсе 1С, можно подписывать документы из веб-версии сервиса или из мобильного приложения. 

Сервис подойдет тем предприятиям, которые уже используют 1С и привыкли к его функциональности. Внедрять систему с нуля только ради введения КЭДО — довольно сложно и затратно. 

Особенности:

  • возможность загрузки печатных документов;
  • личный кабинет для каждого сотрудника;
  • все документы будут доступны даже после отключения 1С:Кабинет сотрудника;
  • автоматическое оформление расчетных листков;  
  • можно получить ЭП для сотрудников с помощью сервисов «1С:Подпись» и «1С-ЭТП»;
  • работает в программах «1С:Зарплата и управление персоналом»,  «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Бухгалтерия предприятия».

ELMA365.КЭДО

Система с возможностью установить on-premise-решение (на собственных серверах, с единоразовым платежом за лицензии). Производители уверяют, что система не будет сбоить и ее можно легко настроить и расширить благодаря использованию Kubernetes и распределенной серверной архитектуры.

Система позволяет автоматизировать бизнес-процессы и настроить маршруты подписания документов. Новые документы можно создать с помощью low-code-конструктора. Встроенный ИИ помогает распознавать документы и находить в них ошибки.

Особенности:

  • интеграция с 1С и госсервисами;
  • возможность загрузки бумажных документов;
  • автопроверка данных при формировании документов;
  • уведомления для сотрудников и руководителей;
  • приложение «Статусы» для быстрого отслеживания статусов документов; 
  • поддерживается подписание УНЭП, УКЭП, Госключом и ПЭП «Работа в России».

ТопФактор

Комплексная система для автоматизации бизнеса с возможностью подключить КЭДО. С ее помощью можно вести документооборот, нанимать сотрудников, составлять табели и графики, отслеживать сроки подписания и статусы документов, учитывать рабочее время.

Система интегрирована с сервисом «Госключ», что позволяет быстро получить ЭП и использовать ее для подписания документов. Можно настроить процесс согласования документа в конструкторе с уведомлениями. Также в Топфактор уже встроено 60 форм базовых документов.

Особенности:

  • шаблоны для маршрутов согласования;
  • возможность использования одной КЭДО для нескольких юрлиц;
  • интеграция с 1С и системой «Работа в России»;
  • личный кабинет для каждого сотрудника;
  • конструктор документов;
  • автопроверка данных при заполнении документа.

EasyDocks

EasyDocks — это лучшая КЭДО-система по рейтингу Telecom Daily. Она позиционируется как удобный сервис для работы с гибридными и удаленными сотрудниками. С помощью EasyDocks можно формировать приказы и ЛНА, составлять график отпусков и командировок, настраивать маршруты согласования документов. Данные о руководителях могут подтягиваться из 1С. 

Для сотрудников доступны шаблоны документов, проверка вводимой информации (например, Ф. И. О. сотрудника и его должности) и автозаполнение из 1С:Данные. Также сервис позволяет работать с самозанятыми, ИП и физлицами по гражданско-правовому договору (ГПД). Выпуск ЭП доступен прямо из интерфейса системы.

Особенности:    

  • анкеты для различных должностей при найме сотрудников;
  • работа в привычном интерфейсе 1С:ЗУП;
  • подключение к другим бизнес-системам через API;
  • конструктор кадровых документов и готовые шаблоны;
  • отчеты для контроля сотрудников при ознакомлении с обязательными документами;
  • автоматические уведомления об отпусках.

EmplDocs

EmplDocs — решение, базирующееся на технологиях 1С, с пакетом преднастроенных заявок и шаблонов. В нем реализован ролевой доступ к личному кабинету, где сотрудники создают заявки и подписывают приказы на отпуск, командировку, удаленную работу, запрашивают любые справки и получают расчетные листки. Кадровик работает в привычной ему среде 1С, все данные не покидают базы 1С, что обеспечивает высокий уровень безопасности.

Особенности:  

  • Модуль ДМС
  • Высокий уровень безопасности
  • Полная интеграция внутрь системы кадрового учета (1С: ЗУП\ERP)
  • Кастомизация интерфейса и заявок
  • Гибкие NoCode настройки (любые формы и процессы)
  • Возможности интеграции с 1С:Документооборот и 1С:Архив
  • Открытый исходный код
  • Работа с произвольными печатными формами 1С:ЗУП
  • Планирование отпусков
  • Онлайн трудоустройство

Сравнительная таблица КЭДО-систем

КЭДО-системаМассовое подписаниеМаршруты подписанияШаблоны документовРаспознавание бумажных документовУведомления о неподписанных документахСоздание ЭППриложение для смартфонаАвтопроверка данныхКастомизация
HRlink++++
СБИС+++++
Directum HR PRO++++++
VK HR TEK++++++
Контур.КЭДО+++++
++++
ELMA365.КЭДО+++++
ТопФактор++++++
EasyDocks+++++
EmplDocs+++++++++

Бесплатная консультация по выбору КЭДО

КЭДО-систем на рынке довольно много, у всех есть свои особенности, достоинства и недостатки. По факту они различаются лишь в нюансах: интерфейсом, количеством функций, возможностью автоматизации, наличием мобильной версии. К тому же разработчики постоянно конкурируют между собой и внедряют в системы всё новые и новые функции.

Разобраться в этом неспециалисту довольно трудно. Поэтому, если вам нужна помощь с выбором, запишитесь на бесплатную консультацию по КЭДО к нам, в R-Style Softlab. Мы проанализируем ваш бизнес и потребности, а после сможем предложить наиболее подходящую систему и внедрить ее исходя из вашего бюджета и пожеланий по срокам. Заявку на консультацию можно оставить на странице.

Похожие записи

Свежая аналитика ИТ-отрасли: что интересного в отчете «Белая книга цифровой экономики 2023»

Изменения в законодательстве Исследования Технологии

Цифровая трансформация 一 одна из 5 национальных целей развития страны до 2030 года. В ее реализации участвует сразу несколько государственных органов и организаций, среди которых АНО «Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации», АНО  «Цифровая экономика», а также Минцифры РФ, второй год подряд выпускающие объемное исследование под названием «Белая книга цифровой экономики».  «Белая книга цифровой экономики […]

1399

Семейный и детский банкинг в России: тренды и перспективы

Исследования Тренды

Насколько актуальна тема финансовых продуктов для детей В рамках исследования мы опросили жителей 36 разных городов России о том, как их дети распоряжаются деньгами и какими инструментами для этого пользуются.  Среди наших респондентов 55% оформили для ребенка хотя бы одну карту, а 34% из тех, кто этого не сделал, собираются открыть детский банковский продукт в […]

5680

Обзор рынка SRM-систем: 10 популярных в России и СНГ систем управления закупками

Исследования Технологии

Зачем нужны SRM-системы В рамках SRM компании сегментируют поставщиков по рентабельности и рискам, разрабатывают стратегии взаимодействия и работают по ним, оценивают эффективность. Так, для завода поставки канцелярских товаров менее важны, чем сырья для производства. Поэтому отношениям с поставщиками сырья компания будет уделять больше внимания и времени, чем закупкам канцтоваров. SRM-системы автоматизируют работу с поставками. Большинство […]

9010